Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Portal myOCENOX unter my.ocenox.com mit allen Bereichen: öffentliche Projektausschreibungen, Bewerbungen, Freelancer- und Kundenbereich, Terminbuchung und Videogespräche. Für die Website ocenox.com gilt die Datenschutzerklärung von ocenox.com.

1. Verantwortliche Stelle

OCENOX LTD
82 The Circle
Manly, Whangaparaoa
0930 New Zealand

Company Number: 9317907
NZBN: 9429052607493
E-Mail: webmaster@OCENOX.com (Betreff „Datenschutz“)

2. Anwendbares Recht

OCENOX LTD ist ein neuseeländisches Unternehmen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt der New Zealand Privacy Act 2020 mit seinen Information Privacy Principles. Für Personen in der Europäischen Union (EU) und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gilt zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Angaben zu Rechtsgrundlagen in dieser Erklärung beziehen sich auf die DSGVO.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnort bzw. Anschrift, bei Selbstständigen auch Firmen- und Rechnungsdaten.
Bewerbungs- und Profildaten: Lebenslauf und weitere Unterlagen, Qualifikationen, Projekterfahrung, Verfügbarkeit, Honorarvorstellungen, Antworten auf Fragen zur Ausschreibung.
Kommunikations- und Verlaufsdaten: E-Mails und Nachrichten, Notizen zum Bewerbungs- oder Projektverlauf, Termine.
Gesprächsdaten: Teilnahme an Videogesprächen; Aufzeichnungen und Transkripte nur mit Einwilligung (Abschnitt 6).
Kontodaten: Zugangsdaten, Rollen, Einstellungen wie Sprache und Anrede.
Technische Daten: IP-Adresse, Browser, Zeitpunkt und aufgerufene Seite beim Zugriff.

Angaben, die für eine Bewerbung nicht erforderlich sind (zum Beispiel Foto, Geburtsdatum, Familienstand oder Gesundheitsdaten), sind freiwillig und sollten in Unterlagen möglichst weggelassen werden.

4. Herkunft der Daten

Die Daten stammen in der Regel von der betroffenen Person selbst. Bewerbungen können außerdem über Personaldienstleister und Agenturen eingehen, die eine Person mit deren Wissen vorschlagen, oder über Projekt- und Freelancer-Plattformen, auf denen sich eine Person beworben hat. Verarbeitet werden dann die Angaben, die die Agentur oder die Plattform übermittelt hat, insbesondere Kontaktdaten und Lebenslauf.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bewerbung und Projektvermittlung: Prüfung der Bewerbung, Abgleich mit den Anforderungen, Abstimmung von Konditionen, Vorstellung beim Auftraggeber und Durchführung des Auswahlverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Talent-Pool: Speicherung über eine einzelne Ausschreibung hinaus und Ansprache zu passenden Projekten nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die jederzeit widerrufen werden kann.
Kunden und Projektteams: Zusammenarbeit mit Auftraggebern und deren Mitarbeitenden, Ausschreibungen, Auswahl und Gespräche (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Terminbuchung und Gespräche: Vereinbarung, Durchführung und Erinnerung an Termine (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Benutzerkonto: Anmeldung per Passwort oder Anmeldelink, Verwaltung von Profil und Einstellungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Sicherheit und Missbrauchsschutz: Schutz vor Angriffen und Spam, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Gesetzliche Pflichten: zum Beispiel Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Videogespräche, Aufzeichnung und Transkript

Gespräche finden in einem Videoraum im Browser statt. Vor dem Beitritt wird jede Person gefragt, ob das Gespräch aufgezeichnet werden darf. Ohne Zustimmung aller Anwesenden wird nicht aufgezeichnet; die Teilnahme ist auch ohne Zustimmung möglich, und die Antwort kann während des Gesprächs jederzeit geändert werden. Ein Gesprächsassistent kann am Gespräch teilnehmen und ein Transkript erstellen, soweit die Einwilligung der jeweiligen Person das erlaubt. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Aufzeichnungen und Transkripte werden verschlüsselt gespeichert. Abrufen können sie die Personen, die am jeweiligen Gespräch teilgenommen haben, in ihrem Bereich von myOCENOX, sowie berechtigte Mitarbeitende von OCENOX. An Auftraggeber werden sie nur insoweit weitergegeben, als deren Mitarbeitende selbst am Gespräch teilgenommen haben.

7. Einsatz von KI

Zur Unterstützung der Mitarbeitenden werden Texte mit einem Sprachmodell verarbeitet, etwa um Lebensläufe strukturiert auszulesen, Ausschreibungen zu gliedern, Nachrichten zu entwerfen oder Texte zu übersetzen. Das Sprachmodell wird bei einem Anbieter in der EU betrieben. Ergebnisse werden von Mitarbeitenden geprüft. Entscheidungen über Bewerbungen trifft immer ein Mensch; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

8. Empfänger

Auftraggeber: Wer sich auf ein Projekt bewirbt, wird dem jeweiligen Auftraggeber mit einem von OCENOX erstellten Profil vorgestellt. Direkte Kontaktdaten werden dabei nicht weitergegeben. Mitarbeitende des Auftraggebers nehmen an Auswahlgesprächen teil.
Agenturen: Bei Bewerbungen über einen Personaldienstleister läuft die Kommunikation über diesen.
Dienstleister: Hosting in einem Rechenzentrum in Finnland (EU), Sprachmodell OVHcloud (Frankreich, EU), Videoräume LiveKit (USA). Die Dienstleister verarbeiten Daten nur nach Weisung von OCENOX.
Weiterbildungsgutschein: Wer nach einer Bewerbung eine Absage erhält, kann einen Gutschein der Weiterbildungsplattform heptams.org bekommen. Dafür werden Name und E-Mail-Adresse an heptams.org übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Behörden: nur, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht.

Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung Dritter verwendet.

9. Übermittlung in Drittländer

OCENOX LTD sitzt in Neuseeland; Mitarbeitende greifen von dort auf die Daten zu. Für Neuseeland hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Angemessenheitsbeschluss). Für die Videoräume werden Bild und Ton über Server von LiveKit Inc. (USA) übertragen; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln.

10. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Bewerbungsdaten werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht, sofern keine Einwilligung für den Talent-Pool vorliegt, keine Zusammenarbeit zustande gekommen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Darüber hinaus werden Daten nur aufbewahrt, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit des Systems erforderlich ist. Aufzeichnungen und Transkripte werden gelöscht, sobald sie für die Auswertung des Gesprächs nicht mehr benötigt werden.

11. Cookies und Server-Protokolle

Das Portal verwendet nur technisch notwendige Cookies für die Anmeldung, die Sitzung und den Schutz von Formularen (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking. Beim Aufruf von Seiten speichert der Server technische Zugriffsdaten in Protokollen, die nur zur Sicherheit und Fehleranalyse genutzt und nach kurzer Zeit gelöscht werden.

12. Sicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Der Zugriff auf Daten ist auf berechtigte Personen beschränkt; besonders schützenswerte Inhalte werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Es besteht keine gesetzliche Pflicht, Daten bereitzustellen. Ohne die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten kann eine Bewerbung, ein Konto oder ein Termin jedoch nicht bearbeitet werden.

14. Rechte betroffener Personen

Nach der DSGVO bestehen das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Einer Verarbeitung, die auf berechtigten Interessen beruht, kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit widersprochen werden.

Außerdem besteht das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere im Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.

Nach dem New Zealand Privacy Act 2020 bestehen insbesondere das Recht auf Zugang zu den eigenen Daten und auf deren Berichtigung (Information Privacy Principles 6 und 7) sowie das Recht auf Beschwerde beim Office of the Privacy Commissioner.

Löschung: Mit einem Konto lässt sich die Löschung aller Daten direkt im Portal beantragen: im persönlichen Menü unter „Meine Daten löschen“ (Zum Löschantrag, Anmeldung erforderlich). Der Antrag wird per E-Mail bestätigt; damit werden alle laufenden Bewerbungen zurückgezogen, da ohne Daten kein Bewerbungsverfahren möglich ist.

Alle anderen Anfragen bitte an webmaster@OCENOX.com mit dem Betreff „Datenschutz“.

15. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026